Dalam sebuah institusi pendidikan, report memiliki fungsi sebagai dokumen yang menjadi penghubung komunikasi baik antara sekolah dengan orangtua maupun dengan pihak-pihak lain yang ingin mengetahui tentang hasil belajar anak didik pada kurun waktu tertentu. Focus Independent School (FIS) merupakan institusi pendidikan yang memiliki program mulai dari level EYP (Early Years Program), Primary hingga Secondary. Bentuk report yang digunakan berbeda-beda disesuaikan dengan kebutuhan anak didik di masing-masing level. Untuk level EYP, laporan yang diberikan kepada orang tua berupa montly report untuk level Baby Class, kemudian weekly report dan termly report untuk level Toddler, Nursery, Early Year 1 dan Early Year 2. Level primary memberikan pelaporan yang berbentuk monthly progress report dan termly report sedangkan untuk level secondary berupa termly report. Karena fungsinya yang penting, report harus komunikatif, informatif, dan memberikan gambaran secara menyeluruh tentang hasil belajar anak didik.[Report merupakan salah satu pertanggungjawaban sekolah yang berupa sekumpulan hasil penilaian yang dilakukan melalui pengukuran atau pengujian tentang kemampuan yang telah dimiliki anak. Report yang baik harus mencakup informasi yang akurat tentang perkembangan atau hasil belajar anak yang didasarkan pada data-data yang valid.
Untuk memperoleh data-data yang akurat, penilaian harus dilakukan secara sistematik dengan menggunakan prinsip penilaian yang meliputi aspek afektif (sikap), kognitif (pengetahuan) dan psikomotorik (keterampilan). Guru harus memastikan data yang diperoleh adalah data yang valid. Guru tidak dibenarkan mengambil sebuah cerita sebagai fakta tanpa diverifikasi kebenarannya, kemudian menjadikan fakta yang tidak terkonfirmasi itu menjadi sebuah data. Setiap informasi yang diterima tidak boleh ditelan mentah-mentah, melainkan harus diperiksa keabsahannya, dicerna betul sehingga didapatkan validitas data untuk kemudian bisa dijadikan data yang mendukung dalam pembuatan report. Seharusnya informasi yang disajikan dalam report tidak akan terbantahkan karena didukung oleh bukti-bukti yang ada. Namun, jika data yang diperoleh tidak diverifikasi maka akan mengakibatkan penarikan kesimpulan yang salah tentang masalah dalam perkembangan hasil belajar siswa sehingga berujung pada penawaran solusi yang tidak tepat dan akhirnya tinjak lajut yang diberikan pun salah.
Oleh karena itu, dalam proses untuk mendapatkan informasi yang akurat sebagai bahan penyusunan report, guru harus memiliki keterampilan mencari dan mengumpulkan data-data berdasarkan hasil observasi dan penilaian setiap anak didik. Penilaian tersebut haruslah bersifat objektif, artinya guru harus menyingkirkan perasaan dan asumsi-asumsi pribadi yang belum tentu benar. Guru dapat memverifikasi data yang diperoleh melalui diskusi dengan guru partner, guru yang mengampu mata pelajaran yang bersangkutan, kepala sekolah maupun melihat ketersesuaian data tersebut dengan teori-teori pendidikan misalnya teori perkembagan kognitif anak maupun target kurikulum yang dijalankan. Data-data tersebut kemudian diolah untuk mencari keterkaitan antara data satu dengan data lainnya yang nantinya ketika disajikan akan menjadi satu rangkaian yang memperlihatkan hubungan sebab akibat dari perkembangan yang ditunjukkan anak didik.
Dalam menyajikan data-data yang diperoleh, seorang guru tentunya tidak bisa begitu saja menggabungkan data-data tersebut tanpa diolah terlebih dahulu mengingat report yang disampaikan kepada orang tua siswa harus memuat informasi penting dari perkembangan putra-putri mereka di sekolah. Pada umumnya guru menyajikan nilai berupa angka, checklist, ataupun uraian yang menjelaskan pencapaian siswa dalam belajar. Laporan yang berupa uraian merupakan gabungan dari prestasi yang dicapai, kelebihan yang dimiliki, dan juga dapat berisi saran untuk siswa agar dapat mengembangkan prestasi ataupun perilakunya.
Saat mengolah data, guru dituntut untuk bijak dan cerdas sehingga data akhir yang disajikan pada report meliputi informasi matang dan juga saran-saran membangun. Hal ini penting karena bagi siswa report menjadi refleksi terhadap hasil belajarnya dan juga motivasi untuk mengembangkan diri. Lebih dari itu, bagi orang tua report menjadi sumber informasi atas perkembangan putra-putrinya agar nantinya dapat mendukung mereka dalam meningkatkan hasil belajar. Bagi guru sendiri, report menunjukkan kelebihan dan kelemahan siswa yang dapat membantu guru dalam menyiapkan strategi yang tepat dalam mengajar sekaligus mendorong guru untuk mengajar dengan lebih baik lagi.
Tanggung jawab besar guru dalam menyusun report hanya dapat dilakukan bila mengikuti kerangka kerja yang efektif sekaligus kreatif. John Spencer, dalam bukunya Launch: Using Design Thinking to Boost Creativity and Bring out the Maker in Every Student, menyatakan bahwa kreativitas bisa dipandang sebagai kemampuan untuk melihat data dari sudut pandang yang berbeda dan menemukan solusi unik dan tepat dalam permasalahan yang dihadapi. Berangkat dari definisi tersebut, dalam menyusun report guru hendaklah jeli dalam melihat kondisi siswa tanpa melibatkan opini subyektif sehingga dapat memahami permasalahan yang dihadapi siswa dengan jitu. Hanya apabila guru dapat melihat permasalahan dengan jitu, maka solusi yang unik dan mengena bisa didapatkan.
Melalui kerangka kerja yang diusung oleh John Spencer, guru dapat dengan lebih terarah menjalankan proses kreatif dalam menyusun report. Adapun pengaplikasian kerangka kerja tersebut dalam menyusun report meliputi langkah sebagai berikut:
- Dalam mengumpulkan data mengenai perkembangan siswa, guru dapat mengamati dan mengutarakan banyak pertanyaan, misalnya: mengapa siswa ini mengalami penurunan nilai, apakah penurunan nilainya terjadi juga di mata pelajaran lain, dan seterusnya. Melalui pengamatan menyeluruh dan pengumpulan data lewat pertanyaan yang disampaikan, guru dapat menggali informasi yang benar dan mendalam atas kondisi siswa.
- Setelah guru berhasil mengumpulkan data yang esensial barulah guru dapat memahami permasalahan yang dihadapi siswanya. Selanjutnya, guru dapat mencari ataupun mengembangkan ide-ide untuk memecahkan masalah tersebut.
- Saat guru mendapatkan ide dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi siswanya, guru dapat mengolah ide tersebut sehingga menjadi sebuah saran atau solusi yang dapat dilakukan, bukan lagi berupa sebuah ide abstrak. Selanjutnya, guru dapat memprediksikan beberapa hal yang bisa menyebabkan solusi ini gagal ataupun berhasil. Dengan demikian, solusi akhir yang dapat disampaikan kepada orang tua siswa merupakan hasil pemikiran yang matang dan menyeluruh.
Berawal dari kesadaran akan pentingnya validitas data dan kreativitas dalam proses pembuatan report serta untuk mengetahui kondisi terkini di FIS, kami melakukan penelitian dengan melakukan wawancara kepada beberapa nara sumber yaitu Director of Studies dan kepala sekolah di semua level. Untuk mendapatkan data secara menyeluruh kami pun menyebar kuesioner yang diisi oleh responden dalam hal ini perwakilan guru FIS dari semua level.
Dari hasil wawancara, kami mendapatkan informasi bahwa sekolah melihat kondisi di mana secara umum guru berpikir bahwa mereka sudah menyajikan informasi yang tepat sesuai dengan kondisi dan kebutuhan anak. Selain itu, mereka juga merasa sudah memiliki kemampuan yang baik dalam menyusun report dan dapat menyajikan informasi berdasarkan data yang mereka peroleh dan memberikan saran berdasarkan temuan mereka. Namun demikian sesungguhnya sekolah melihat hal tersebut masih perlu ditingkatkan lagi.
Berdasarkan hasil analisa dari kuesioner yang kami berikan, diperoleh hasil bahwa semua guru menyadari pentingnya memiliki data yang cukup untuk membuat report. Data-data tersebut diperoleh dari hasil observasi sikap dan perilaku siswa, nilai/hasil belajar dan kehadiran siswa yang kemudian perlu dikonfirmasi kebenarannya dengan melakukan cross-check data dengan menanyakan kepada guru partner, siswa, guru mata pelajaran, orang tua murid, bahkan melakukan observasi ulang untuk memastikan bahwa data yang diperoleh benar dan valid.
Terlepas dari pemahaman guru yang sudah baik tentang pentingnya data dan kebutuhan untuk memverifikasinya, terdapat fakta bahwa tidak semua guru memiliki kemampuan yang baik dalam menggali data terutama yang berkaitan tentang perilaku siswa. Hal ini dikarenakan saat guru mengkonfirmasi data, sumber yang dituju memberikan jawaban yang berbeda-beda atau justru siswa tidak menunjukkan perubahan perilaku yang signifikan dalam kurun waktu tertentu. Beberapa guru juga merasa belum puas dengan penyusunan report yang dilakukan selama ini karena menyadari kurangnya kemampuan berbahasa terutama dalam memilih diksi yang tepat dan memaparkan data secara terbuka dan positif. Mereka pun merasa kecewa karena feedback dan follow up dari pihak yang disasar yaitu orang tua murid dan murid itu sendiri belum seperti yang diharapkan. Selain itu, keterbatasan waktu penyusunan report dan banyaknya jumlah siswa yang harus diobservasi juga menjadi kendala untuk mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data secara akurat dan personal dengan struktur bahasa yang variatif dan konstruktif. Berdasarkan uraian tersebut di atas, kami merumuskan permasalahan sebagai berikut “Guru membutuhkan strategi yang tepat untuk memastikan validitas data dan meningkatkan kreativitas dalam menyajikan data tersebut dalam menyusun report sehingga dapat mendorong pihak-pihak terkait untuk menindaklanjutinya”.
Selama ini orang banyak mengaitkan kreativitas dengan profesi seniman seperti pelukis, pencipta lagu, penulis, fotografer, sinematografi atau profesi koki. Padahal cakupan kreativitas lebih luas dari sekedar menciptakan suatu karya seni atau sesuatu yang lain. Dalam menyusun report pun dibutuhkan kreativitas yang tinggi seperti yang sudah dijelaskan di atas. Fungsi report seharusnya tidak berhenti pada sekedar melaporkan perkembangan atau hasil belajar siswa melainkan bagaimana uraian dalam report itu bisa sampai ke tahap mendorong pihak-pihak terkait untuk menindaklanjutinya. Pihak-pihak terkait itu bisa jadi siswa itu sendiri, orang tua, sekolah maupun guru itu sendiri.
FIS memiliki sistem tersendiri dalam penyusunan report yang dalam pelaksanaannya selalu dilakukan evaluasi secara berkala untuk terus meningkatkan mutu laporan tertulis yang diberikan kepada orang tua siswa. Namun sebaik apa pun sistem yang ada tidak akan bisa berfungsi secara maksimal jika komponen-komponen di dalamnya belum menjalankan fungsi sebagaimana seharusnya. Untuk mengetahui standard yang diharapkan sekolah dalam pembuatan report di FIS, kami melakukan beberapa wawancara dengan pihak terkait di antaranya Director of Studies, dan kepala sekolah di tiga level, EYP, Primary dan Secondary. Dari hasil wawancara kami, bisa disimpulkan bahwa yang dibutuhkan untuk menyusun report yang baik di antaranya:
Guru diharapkan memiliki kesadaran akan pentingnya validitas data dalam membuat report agar dapat membuat rangkaian sebab-akibat berdasarkan data-data yang valid dengan melibatkan proses kreatif. Selain itu, guru juga dituntut untuk memiliki kemampuan dan kreativitas yang baik dalam mencari, mengelola dan memanfaatkan data untuk dimasukkan ke dalam report sehingga dapat membuat kesimpulan yang tepat dan menawarkan solusi yang sesuai dengan kebutuhan lalu menyajikannya dalam kalimat yang bisa mendorong pihak terkait untuk bertindak.
Dari uraian di atas bisa dilihat bahwa kreativitas sangat dibutuhkan dalam membuat report mulai dari pengumpulan data yang valid, pengolahannya sampai pada penyusunan kalimat-kalimat dalam report tersebut. Tidak bisa dipungkiri bahwa ada banyak tantangan yang dihadapi guru dalam penyusunan report yang ideal. Dalam hal inilah guru perlu mengeluarkan kreativitasnya untuk mengatasi keterbatasan waktu, kebijakan penggunaan bahasa yang positif dalam pembuatan report dan seterusnya. Hal tersebut sangat erat kaitannya dengan fase-fase design thinking yangmemiliki kerangka kerja fleksibel yang bertujuan untuk menghasilkan karya kreatif dengan cara memahami kebutuhan pengguna dalam hal ini adalah siswa dan orang tua siswa.
Dalam menyusun report, guru hendaknya mampu menyajikan data yang diperoleh ke dalam kerangka from- to. From diartikan sebagai kondisi terkini siswa, sedangkan to merupakantarget yang ingin dicapai. Untuk itu kreativitas seorang guru memang diperlukan agar data yang diolahnya dapat menunjukkan hubungan sebab akibat sehingga guru juga dapat melihat gapantara kondisi terkini siswa dengan target yang ingin dicapai yang nantinya akan memudahkan guru dalam melihat inti permasalahan yang dihadapi untuk selanjutnya mencari solusi yang efektif.
Mengingat report bertujuan untuk membawa perubahan yang lebih baik untuk siswa, orang tua, dan juga guru itu sendiri, maka seorang guru dituntut untuk mampu menyajikan data menjadi sebuah uraian report yang positif namun tetap lugas dan mengena agar dapat menggugah pihak terkait untuk melakukan tindak lanjut sehingga perubahan yang lebih baik bisa tercapai. Seperti yang dipaparkan Alex Edmans bahwa seseorang akan mau bertindak jika informasi yang disampaikan itu menyentuh perasaannya. Untuk dapat melakukannya, seorang guru seharusnya menempatkan diri dalam posisi pembaca report ketika menyusun kalimat-kalimat dalam report, sebagaimana seorang desainer yang berpikir dari kacamata pengguna. Selain itu, bahasa yang digunakan harusnya dapat mengubah perilaku, baik itu perilaku siswa maupun perilaku orang tua yang diharapkan bisa membantu anaknya meningkatkan prestasi dan mengembangkan diri.
Untuk dapat mencapai tujuan tersebut, seorang guru dapat mengembangkan diri dengan beberapa cara seperti:
- Mengembangkan creative critical thinking
Dalam menyusun report tidakdapat dipungkiri bahwa keterbatasan waktu dan banyaknya jumlah siswa yang harus diobservasi menjadi kendala yang seringkali membuat guru kesulitan untuk memperoleh data yang cukup sehingga mengakibatkan sulitnya mengolah dan menyajikan data secara personal. Creative thinking memungkinkan seorang guru untuk menggali data, mencari solusi, dan memperkirakan hasil dalam menyusun report. Hal ini sesuai dengan kerangka kerja LAUNCH yang diusung oleh John Spencer. Sementara itu, critical thinking akan memudahkan guru untuk dapat melihat pro dan kontra, memperkirakan efek yang akan muncul, dan menarik kesimpulan dari suatu masalah yang dihadapi siswa. Melalui creative critical thinking seorang guru akan mampu menemukan dan memecahkan masalah dengan lebih baik.
- Memperkaya referensi kebahasaan
Kemampuan kebahasaan guru yang satu dengan yang lain tidaklah sama. Namun demikian, guru FIS dituntut untuk dapat menyajikan uraian data dalam report dengan terstruktur, informatif, sekaligus konstruktif. Untuk itu, guru dapat secara mandiri mencari referensi dari banyak sumber seperti buku, artikel, report uraian yang dinilai bagus oleh sekolah, dan lain sebagainya.
- Menumbuhkan kesadaran untuk terus berkembang dengan menjadi independent learner
Dalam bukunya “Autonomy and Foreign Language Learning”, Holec menyatakan bahwa independent learning atau autonomy learning adalah proses belajar di mana seorang pembelajar bertanggung jawab atas keseluruhan proses belajarnya meliputi tujuan belajar, apa yang akan dipelajari, tehnik dan metode belajar, serta evaluasi dari proses belajar itu sendiri. Beberapa langkah yang kami rekomendasikan antara lain:
- Aktif belajar mandiri melalui blog sekolah.
- Aktif bertanya dan meminta feedback misalnya dari DoS, Kepala Sekolah, LIPCo, dan guru-guru yang kompeten.
- Aktif memperkaya diri dengan banyak pengetahuan yang berkaitan erat tentang pendidikan dan perkembangan anak
Dengan mengikuti langkah-langkah yang disarankan maka guru akan memiliki kesadaran yang tinggi akan pentingnya validitas data dalam membuat report sehingga guru dapat membuat rangkaian sebab-akibat berdasarkan data-data yang valid. Kreativitas guru juga semakin terasah dalam mencari, mengelola dan memanfaatkan data untuk dimasukkan ke dalam report sehingga dapat membuat kesimpulan yang tepat dan menawarkan solusi yang sesuai dengan kebutuhan lalu menyajikannya dalam kalimat yang bisa mendorong pihak terkait untuk bertindak.
Sumber:
http://www.arenaberbagi.com/2012/08/petunjuk-pengisian-report.html
https://informasismpn9cimahi.wordpress.com/2010/02/12/fungsi-reportt-penilaian/
http://www.kellybear.com/TeacherArticles/TeacherTip67.html
FISLC 